Baik Anda seorang pemimpin, manajer, atau karyawan, mungkin ada saatnya Anda harus memindahkan data dari komputer lama atau sistem CRM ke komputer baru. Jika ini terjadi, Anda sedang menghadapi sesuatu yang disebut migrasi data.
Dengan kemajuan teknologi, migrasi data mungkin terdengar sederhana, namun merupakan proses yang kompleks dengan tantangan yang cukup berat. Pertanyaan besarnya adalah: Bagaimana Anda membuat migrasi data berjalan lancar?
Salah satu praktik berharga yang dapat membuat perbedaan besar adalah pemetaan data. Anehnya, banyak orang yang belum memahami pentingnya pemetaan data dalam konteks migrasi data.
Melalui artikel ini, kami akan menjelaskan peran penting pemetaan data dan manfaat yang didapat saat Anda memindahkan data. Sebelum mendalami detailnya, pastikan kita memiliki pemahaman yang sama dengan beberapa pengetahuan dasar tentang topik ini.
Singkatnya Pemetaan Data
Pemetaan data adalah proses menghubungkan data dari satu sumber ke sumber target, menentukan bagaimana informasi mengalir antara sistem atau format yang berbeda. Singkatnya, ini seperti membuat rencana untuk memindahkan informasi dari satu tempat ke tempat lain.
Misalnya, bayangkan sebuah perusahaan resensi buku animasi yang ingin mentransfer data pelanggan dari sistem komputer lama ke sistem komputer baru. Sistem lama menyimpan nama, alamat email, dan nomor telepon, sedangkan sistem baru menyusunnya berbeda.
Pemetaan data membantu dengan mengatakan hal-hal seperti “nama lama diganti dengan nama baru” dan “alamat email lama diganti dengan email baru”. Dengan cara ini, ketika mereka memindahkan data, semuanya dikirim ke tempat yang tepat di sistem baru.
Ini seperti memiliki peta untuk perjalanan data Anda, memastikan data sampai ke rumah barunya dengan benar dan tetap berguna. Dengan kata lain, ini adalah jembatan yang menghubungkan dunia data yang berbeda, menjadikannya dapat diakses, bermakna, dan berharga bagi organisasi Anda.
Mengapa Anda Membutuhkan Pemetaan Data dalam Migrasi Data
Berikut beberapa alasan mengapa pemetaan data menjadi penting saat memigrasikan data, beserta beberapa manfaatnya bagi organisasi Anda.
#1. Mendapatkan Wawasan tentang Asal dan Target Data
Menentukan data Anda dengan memahami dari mana data tersebut berasal dan ditransfer sangatlah penting. Tanpa informasi ini, tim atau karyawan Anda bisa tersesat dalam data yang sangat besar, sehingga migrasi data menjadi tidak efisien.
Pemetaan data membantu Anda memahami dari mana data Anda berasal (asal) dan ke mana arahnya (target), sehingga Anda dapat melihat sumber data dan ke mana data tersebut akan dituju. Anda dapat melihat apakah sumber data yang berbeda memiliki format, struktur, dan kualitas yang berbeda-beda.
Mengetahui asal dan target data memungkinkan Anda merencanakan cara menangani perbedaan ini selama migrasi. Anda dapat memastikan data perusahaan Anda sampai ke tujuannya secara akurat dan aman.
#2. Memetakan Data di Tingkat Granular
Saat mempertimbangkan proyek migrasi data, terutama yang melibatkan data pelanggan, pesanan, konten video, atau informasi produk, penting untuk memahami data apa yang perlu ditransfer dan sejauh mana.
Langkah awal ini sangat penting untuk memastikan kelancaran dan keberhasilan proses dengan memetakan bidang atau elemen data pada tingkat yang sangat terperinci. Dalam istilah praktis, ini berarti menentukan bagaimana data individual dalam sistem sumber berhubungan atau berhubungan dengan data spesifik dalam sistem target.
Pentingnya pemetaan data pada tingkat yang begitu rinci tidak dapat dilebih-lebihkan. Ini adalah tulang punggung presisi dan akurasi selama migrasi, memastikan tidak ada data penting yang tertinggal, disalahartikan, atau tidak selaras selama transfer.
#3. Membersihkan dan Mengubah Data
Seringkali, pemetaan data lebih dari sekedar tindakan sederhana mentransfer data. Sebaliknya, ini mencakup tugas penting untuk membersihkan dan mengubah data saat dimigrasikan.
Dalam banyak kasus, data dalam sistem sumber bisa tidak teratur, kurang, atau terstruktur berbeda dari apa yang dibutuhkan sistem target. Sebagai tanggapan, pemetaan data memungkinkan Anda menetapkan aturan dan transformasi tertentu.
Aturan ini memungkinkan Anda membersihkan, membentuk ulang, atau mengonversi data agar selaras dengan prasyarat sistem target. Akibatnya, data disempurnakan dan ditingkatkan untuk memastikan kegunaan dan nilainya di lingkungan baru.
#4. Memverifikasi Akurasi dan Kelengkapan Data
Saat Anda memetakan data, Anda tidak hanya menggandakan data. Sebaliknya, Anda juga memvalidasi data untuk memastikan keakuratan dan kelengkapan selama proses migrasi. Langkah ini penting karena data yang hilang dapat menyebabkan kesalahan dalam sistem target.
Oleh karena itu, pemetaan data memainkan peran penting dalam menetapkan protokol untuk validasi data selama migrasi. Ini memastikan keamanan, kualitas, dan integritas data. Ini juga menjamin data Anda tetap dapat dipercaya dan memenuhi tujuan yang dimaksudkan di lokasi barunya.
#5. Membuat Catatan dan Membangun Ketertelusuran
Aspek penting lainnya dalam pemetaan data adalah pembuatan catatan dan ketertelusuran. Peran ini berarti mendokumentasikan dan melacak bagaimana Anda akan mentransfer dan mengubah data Anda. Pemetaan data menyediakan cara untuk melacak data dalam sistem target kembali ke sumbernya.
Dokumentasi ini sangat berharga untuk mengaudit, memecahkan masalah, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan data. Dengan cara ini, Anda dapat menjaga transparansi data dan meningkatkan kemampuan Anda untuk mengelola dan melindungi data Anda sepanjang siklus hidupnya.
#6. Mengelola Kesalahan dan Informasi Pencatatan
Dalam proses migrasi data apa pun, kesalahan pasti terjadi. Pemetaan data menentukan cara menangani kesalahan ini dan mencatat informasi yang relevan. Anda dapat melihat adanya ketidakakuratan dan segera mengambil tindakan untuk mengatasi masalah tersebut.
Selain itu, manajemen kesalahan mencakup penentuan apakah akan membatalkan migrasi ketika terjadi kesalahan kritis. Mencatat kesalahan untuk analisis selanjutnya atau menerapkan prosedur penanganan kesalahan dapat meminimalkan gangguan selama proses migrasi.
Membawa pergi
Pemetaan data memainkan peran penting dalam menyukseskan migrasi data. Ini bertindak sebagai panduan, memastikan bahwa data berpindah dari satu tempat ke tempat lain secara akurat dan tanpa masalah. Memetakan data secara detail, membersihkannya, dan memeriksa kesalahan memastikan data Anda dalam kondisi baik saat tiba di rumah baru.
Bayangkan pemetaan data sebagai alat berguna yang menjaga data tetap aman dan andal selama perjalanannya. Poin-poin di atas menjadi alasan krusial mengapa pemetaan data bukan sekedar pilihan melainkan suatu keharusan. Ini memastikan data Anda tetap berharga dan membantu organisasi Anda bekerja lebih efisien di era teknologi.
Tentang Penulis Tamu
Andre Oentoro adalah pendiri Breadnbeyond, sebuah perusahaan video penjelasan pemenang penghargaan. Dia membantu bisnis meningkatkan tingkat konversi, memperoleh lebih banyak penjualan, dan mendapatkan ROI positif dari video penjelasan (dalam urutan itu).