Manajemen proyek melibatkan kepemimpinan tim untuk mencapai tujuan sambil tetap tepat waktu dan sesuai anggaran. Untuk melakukannya, manajer proyek harus mengoordinasikan sumber daya, berkomunikasi dengan pemangku kepentingan, dan mengawasi manajemen dan mitigasi risiko. Orang dapat unggul dalam bidang ini jika mereka tahu apa yang diharapkan, tetapi itu tidak selalu mudah.
Tantangan apa yang akan dihadapi seorang manajer proyek? Bagaimana mereka dapat mempersiapkan diri menghadapi tantangan-tantangan ini? Individu harus mempertimbangkan hal ini bahkan saat mereka menyelesaikan persiapan ujian Manajemen Proyek untuk memastikan mereka siap memulai karier ini. Setelah mereka lebih memahami tantangan-tantangan tersebut, mereka dapat mempersiapkan diri untuk menghadapinya secara langsung.
Pertimbangan Klien
Klien adalah pemangku kepentingan utama dalam setiap proyek. Pelajari pola pikir mereka sejak awal untuk memahami mereka dan lanjutkan interaksi. Nada bicara yang santai dapat menguntungkan hubungan, atau klien mungkin ingin tetap bersikap profesional. Tujuannya adalah untuk membuat klien senang sekaligus memberikan produk yang luar biasa.
Setujui perubahan kecil jika perubahan tersebut tidak akan memengaruhi jadwal atau anggaran. Namun, beri tahu klien kesulitan yang terkait dengan perintah perubahan pekerjaan di tengah proyek. Saat mereka meminta perubahan besar, menolak tidak akan sulit karena mereka sudah menyadari dampak perubahan kecil terhadap proyek.
Menetapkan batasan dan mengelola ekspektasi merupakan hal yang diharapkan. Manajer proyek harus memahami kebutuhan klien dan mengatasi kendala proyek demi hubungan yang sukses dan dapat tumbuh seiring waktu.
Elemen Teknis
Banyak manajer proyek yang terjun ke bidang ini dengan sedikit atau tanpa pengalaman teknis dan memiliki masalah dalam mengelola aspek teknis pekerjaan. Mereka harus memahami persyaratan dan aspek teknis untuk mengelola tim dengan baik. Manajer dapat mengungkap potensi kendala dan membuat rencana untuk mengatasinya dengan informasi ini.
Banyak manajer menggunakan pendekatan Agile. Meskipun menyederhanakan proses, pendekatan ini tidak dapat menghilangkan semua risiko. Mengetahui persyaratan secara terperinci akan membuat tim mereka dihormati sekaligus memberi mereka daya ungkit. Mereka dapat menerapkan informasi yang mereka pelajari dari proyek sebelumnya ke proyek saat ini sehingga tantangan dan hambatan teknis tidak terlalu menjadi masalah.
Manajer proyek dapat membantu tim yang menghadapi kesulitan teknisi dengan mengatasi persyaratan sekaligus mencapai hasil yang sama. Jika manajer proyek tidak memahami persyaratan proyek, mereka tidak akan dapat mengatasi tantangan ini dan memimpin tim sebagaimana mestinya.
Manajemen Internal
Manajer proyek harus berinteraksi dengan tim manajemen perusahaan dan klien. Mereka juga harus terus memberi tahu pemangku kepentingan tentang kemajuan proyek. Pembaruan mingguan harus mencakup indikator kinerja utama sehingga pemangku kepentingan dapat melihat kemajuan yang telah dicapai. Pembaruan juga harus mencakup informasi tentang tantangan proyek dan langkah-langkah yang diambil untuk mengatasinya.
Tingkatkan masalah sesuai kebutuhan. Jika manajemen atas mengetahui kemajuan proyek dan hambatan apa pun, mereka tidak akan terkejut saat manajer proyek meminta bantuan. Mereka dapat memberikan dukungan saat sumber daya tambahan dibutuhkan atau mendukung manajer proyek saat keputusan penting harus dibuat. Mereka adalah pemangku kepentingan dalam proyek dan ingin melihatnya berhasil seperti halnya klien dan manajer proyek.
Banyak orang yang sukses dalam peran manajer proyek. Mereka senang karena peran tersebut menantang mereka setiap hari, karena tidak ada dua hari yang sama. Jika siap menghadapi tantangan ini, mereka dapat mengatasinya dan membangun proyek-proyek sukses yang disukai semua orang. Pekerjaan ini memerlukan manajemen sumber daya manusia bersama dengan manajemen proyek. Mereka yang sukses dalam karier ini melakukannya karena mereka membangun hubungan yang dapat bertahan seumur hidup, bukan sekadar proyek.
Baca selengkapnya:Faktor Penting untuk Tidur Malam yang Nyenyak dan Baik